第一章 总 则

第一条为提高学校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校教学、科研和管理中的作用，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《安徽省档案条例》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的领导，依法将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，纳入学校考核指标体系；建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，坚持与学校中心工作同部署、同检查、同总结、同验收，不断提升学校档案工作水平。

第四条学校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面的利用。学校综合档案室是学校永久保存和提供利用本校档案资料的重要机构，其业务接受省教育厅和省档案局的指导、监督与检查。

第二章 管理体制、机构设置与人员配备

第五条学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）负责将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）关心学校档案事业的建设与发展，定期听取档案工作汇报，及时研究、解决档案工作中出现的重要问题，落实人员配备、档案库房和发展档案事业所需的设备，改善档案工作条件，使档案工作与学校的其他各项工作协调发展。

（四）研究决定全校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条综合档案室在校办公室的领导下，对全校档案工作进行统筹规划、制度制定、统一管理、业务指导与监督检查，具体职责是：

（一）贯彻执行国家、安徽省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收、征集、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员业务培训；

（八）发挥档案文化教育功能，开展多种形式的宣传教育活动；

（九）对学校所属机构档案工作进行指导、督促、检查和考核；

（十）完成领导交办的其他工作。

第七条综合档案室配备专职档案工作人员，具体职责是：

（一）贯彻落实国家关于档案工作的法律法规，执行学校档案规章制度及档案管理办法，实现档案管理工作标准化、规范化；

（二）按职责分工接收、整理、分类、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；

（三）编制检索工具，开发档案信息资源，开展档案咨询服务，做好档案查借阅及催还工作；

（四）开展全校兼职档案员业务培训，对各部门立卷业务进行指导、督促、检查；

（五）严守档案秘密，确保档案完整与安全；

（六）掌握档案业务知识以及现代化管理技能，积极参加学术交流，不断提高档案工作水平；

（七）做好档案库房管理和各类仪器设备维护。

第八条学校各单位、部门应高度重视档案工作，党政主要负责人要切实履行第一责任人责任；明确一名领导分管本单位、部门的档案工作，并配备兼职档案员。组织本单位相关人员学习、贯彻档案工作的法律、法规和方针政策，执行学校档案工作规章制度，督促、检查本单位的文件材料归档工作，切实把档案工作纳入本单位、部门的工作计划、相关制度和议事日程，将档案管理工作情况纳入各单位、部门年度考核指标体系。

第九条综合档案室专职档案工作人员,列入学校事业编制，属档案专业技术人员,实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。编制人数按照国家和安徽省相关标准确定。

档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业，忠于职守，保守秘密，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

对于长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。

各单位、部门兼职档案人员应当保持相对稳定，及时做好档案的收集、整理、立卷工作，并负责将本单位已整理归档的档案定期向学校综合档案室移交，其他有关人员有配合兼职档案员做好档案工作的义务。兼职档案员应积极参加学校档案室和上级业务主管部门举办的档案业务学习与培训，不断提高档案工作水平。

第十条与档案材料形成有关的人员均称为档案有关人员。档案有关人员应切实加强档案意识，遵守保密法规，从档案材料形成之日起，应做好收集、积累工作，确保档案材料的系统、完整，并及时将应归档材料移交给本单位兼职档案员。

第三章 条件保障

第十一条综合档案室工作所需经费，应列入学校预算，统筹解决，以保证档案工作的实际需要。学校各单位、部门应依据年度档案形成的数量，按一定的比例从本单位、部门年度经费中划拨专项资金，用于保障本单位、部门档案工作所需的档案装具、设备、人员培训等费用。

第十二条学校综合档案室是保存和利用学校档案的专门机构，应当确保安全，配备符合要求的档案库房和管理设施。具体标准按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）执行。

第四章 档案管理

第十三条学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定“分类方法”。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括全日制本、专科教育、研究生教育、成人教育等教学管理活动中形成的文件材料；招生、学籍管理形成的材料，如招生名录，在校生名册，毕业生名册和历年学业成绩表等；专业设置的请示、批复等材料；教学工作会议的会议文件和会议记录。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（四）科研类：主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。

（五）基本建设类：主要包括项目报批材料，地质勘探、地形测量材料，可行性研究、设计文件、工程管理、施工、竣工图及竣工验收材料；项目规划、施工执照和土地使用证等。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在50万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（七）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。

（八）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案管理办法实施细则》（财会字[1999]691号）执行。

（九）声像类：主要包括各单位在各项活动中直接形成的声像载体材料。

（十）实物类：主要包括学校各项活动中形成的有纪念意义的物品，学校对外交流中的受赠纪念品，以及有收藏价值的教学科研设备、设施，具有历史价值和纪念意义的印刷品，不同时期使用过的印章、校徽、纪念章等纪念品，省级以上奖励的奖状、证书、奖杯、奖牌、锦杯、锦旗以及其他有保存价值的实物等。

上述归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十四条学校实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。

学校各单位、部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，本单位兼职档案员检查合格后向学校综合档案室移交。

第十五条归档文件材料应纸质优良、用纸规范、书写字迹清楚、签署完备，书写的材料一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。

第十六条归档时间与质量要求

（一）学校各单位、部门形成的文书档案，应按学校档综合案室的规定整理立卷后在次年3月底前归档;

（二）各教学单位形成的教学档案，应按学校档案室的规定整理立卷后在次年4月底前归档;

（三）科研类档案应当在项目完成后2个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；

（五）仪器设备类档案应当在完成验收后的2个月内归档；

（六）财务处形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处保管一年，期满后由财务处整理后向学校档案室移交。

（七）声像档案包括光盘、照片、录音带、录像带。归档时照片必须有文字说明，无底片的重要照片，应进行翻拍复制；录音（像）带也要附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像档案应当图像清晰、音质良好；归档时间为文件形成的当月底前。

（八）各立卷单位形成的实物档案应即时归档。

第十七条学校实行单位、部门立卷制度，全校各处级建制单位均系立卷单位，均由各单位、部门统一立卷。立卷人员积累材料、立卷，均按立卷单位统一归档，学校档案室按立卷单位接收档案并填写移交和接收档案目录（清单），双方单位经办人在移交目录（清单）上签字盖章后，各执一份并存档，以便明确责任，备查验证。

第十八条综合档案室对各类档案按其价值，划定保管期限。保管期限分为永久、30年和10年。对超过保管期限的档案，由校办公室分管档案工作的负责同志主持，综合档案室和有关部门参加共同鉴定，对已失去保存价值需要销毁的档案，必须先造册，经学校档案工作委员会集体研究同意后方可销毁。未经鉴定和批准销毁的档案，任何部门和个人不得自行销毁。

第十九条学校各单位、部门和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料，都必须按照规定向学校综合档案室移交，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。否则，追究相关人员的责任，并视情节轻重给予不同处分。

第二十条学校综合档案室应加强对涉密档案的管理。未经学校保密办批准，任何人不得查阅涉密档案。关于涉密档案密级的变更和解密，需严格按照《《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十一条综合档案室要对室藏档案资料进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防霉、防光、防有害气体“十防”工作，千方百计确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第五章 档案开发与利用

第二十三条按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：涉及国家秘密；涉及专利或技术秘密；涉及个人隐私；档案形成单位规定限制利用。

第二十四条任何单位或个人需查阅校档案馆保存的档案原件，均须出示单位介绍信或持有其他合法证明或持有个人身份证，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，方可查阅。

境外组织或者个人利用学校档案的，按照国家有关规定办理。

第二十五条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经校办公室分管负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，报校分管保密工作校领导审核批准。

第二十六条综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校综合档案室公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十七条综合档案室应编制配套的档案检索工具，有计划有步骤地建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第二十八条综合档案室按规定向全校和社会开放档案，编制检索工具，编研档案资料，开展档案利用和宣传工作。

第六章 奖励与惩罚

第二十九条学校对在档案工作中作出下列贡献的部门或者个人，给予表彰与奖励：

在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；

将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案室的；

同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十一条本办法由学校综合档案室负责解释。

第三十二条本办法自印发之日起施行，原《安徽教育学院档案管理办法》（院行〔2003〕38号）同时废止。